Sia in ufficio che in casa lo spazio dedicato alle nostre attività lavorative ed ai momenti di studio deve sempre necessariamente essere in ordine.
A tutti è capitato di dover cercare qualcosa di importante tra fogli e post-it di appunti sparsi qua e là su scrivanie e in cassetti o di ritrovarsi a pensare a dove aver messo quel particolare documento o quella lettera che era arrivata qualche tempo fa..
E’ proprio qui, in uno di questi momenti, che l’organizzazione dello spazio lavorativo diviene di fondamentale importanza. Sapere dove sono inseriti e posizionati i documenti che ci occorrono adesso, o che potranno esserci utili in futuro, significa eliminare i tempi di ricerca e non essere soggetti ad un conseguente inutile stress.
Utilizzare le etichette su faldoni e raccoglitori
I faldoni, i registratori a leva ed i raccoglitori in generale sono degli strumenti indispensabili nelle attività lavorative, soprattutto nell’ambito dell’amministrazione.
Dopo alcuni anni, però, questi cominciano ad accumularsi in armadi ed archivi facendoci ritrovare in estrema difficoltà nel momento in cui dobbiamo ricercare un particolare documento.
La soluzione è quella di ricorrere preventivamente ad un efficace sistema di etichettatura di tutto il materiale contenuto nel nostro archivio.
Applicare l’etichetta sia sulla copertina che sul dorso del raccoglitore scrivendo l’anno di riferimento ed elencandone il contenuto, o utilizzando delle parole chiave, facilita estremamente il ritrovamento di ciò di cui necessitiamo e restringe notevolmente i tempi di ricerca.
Etichettare con diversi colori
Utilizzare delle etichette colorate può essere utilissimo quando siamo di fronte alla possibilità di segmentare le azioni/attività lavorative organizzandone i relativi documenti. Ad esempio, gli ordini possono essere etichettati in blu, le fatture in rosso, la corrispondenza in verde, ecc. così da per poter trovare immediatamente ciò che ci occorre, con un solo colpo d’occhio. Inoltre, possiamo sbizzarrirci e scatenare la nostra creatività, utilizzando stili grafici diversi e colori particolari, rendendo divertente un’operazione, come è quella dell’etichettatura, che talvolta può essere noiosa e monotona.
